II. Arvioi ja valitse

Arvio ja valitse

Edellisen vaiheen jälkeen tiedät, mitkä organisaatiosi tiedoista voit avata. Arvioi ja valitse -vaiheessa suunnittelet näiden tietojen avaamistavan ja -järjestyksen.

2.1. Tavoitteet

Arvioi ja valitse -vaiheen jälkeen organisaatiollasi on selkeä tiedon avaussuunnitelma.

2.2. Työkalut

Toimintaohjeet

Taulukko tietovarannoista ja niiden avaustilanteesta (valtiovarainministeriö)
Esimerkkitaulukko tietovarantojen kartoitukseen ja avaamisen suunnitteluun.


Oppaat, koulutusmateriaalit

Datakoulu 10.4.2014 Tanja Lahti: Datan avaamisen haasteet ja mahdollisuudet

Jakelukanavat

Mieti tässä vaiheessa isoja linjoja. Tiedon jakelukanavia ei tarvitse vielä määrittää tarkasti. Haluatko esimerkiksi avata tiedon Suomen lisäksi myös kansainväliseen käyttöön? Ota huomioon mahdolliset lait ja rajoitteet etenkin silloin, kun avaat dataa, jonka kohdealueena ovat Euroopan unionin ulkopuoliset maat. Selvitä, onko avaamassasi tiedossa jotain, mitä ei kohdemaan lakien takia kannata julkaista.

Toimintaohjeet

Arvioi ja valitse vaiheessa on hyvä miettiä isoja linjoja. Voit tutkia eri jakelukanavia datalle, mutta niitä ei tarvitse vielä määrittää tarkasti. Haluatko esimerkiksi avata tiedon Suomen lisäksi myös kansainväliseen käyttöön? Ota huomioon mahdolliset lait ja rajoitteet etenkin silloin, kun avaat dataa, jonka kohdealueena ovat Euroopan unionin ulkopuoliset maat. Selvitä, onko avaamassasi tiedossa jotain, mitä ei kohdemaan lakien takia kannata julkaista.

2.3 Avaamisen motivaatio ja strategiset tavoitteet

Tiedon avaaminen onnistuu parhaiten, kun sinulla ja organisaatiollasi on selkeä näkemys siitä, miksi ja kenelle tietoa aiotaan avata. Organisaatiosi motivaatio tiedon avaamiseen vaikuttaa tiedon todennäköiseen käyttäjäkuntaan ja ohjaa tiedon avaamisvaiheen toteutusta.

Tutustu tässä vaiheessa myös kansallisesti laadittuihin avoimen tiedon strategioihin ja periaatteisiin, ja ota ne huomioon organisaatiosi omassa tiedonavausprosessissa. Huomioidessasi yhteiset tavoitteet ja pelisäännöt sujuvoitat prosessia ja vähennät mahdollisia ristiriitoja. Myös avoimen tiedon kehityksen seuranta helpottuu, kun tietoa on avattu kansallisten periaatteiden ohjaamana.

Pääministeri Juha Sipilän hallituksen strateginen ohjelma (s. 27): "Luodaan avoimella datalla ja tietovarantojen paremmalla hyödyntämisellä edellytyksiä uusille liiketoimintaideoille."

Hallitusohjelmassa halutaan myös vahvistaa tietoon perustuvaa päätöksentekoa ja avoimuutta.

Tutustu ainakin seuraaviin linkkeihin:

Esimerkki viraston omasta datapolitiikasta:

Tiedon avaaminen onnistuu parhaiten, kun sinulla ja organisaatiollasi on selkeä näkemys siitä, miksi ja kenelle tietoa aiotaan avata

Mieti, avaatko kaikki organisaatiosi tiedot samalla mallilla vai kannattaako eri osat avata erilaisilla malleilla.

Malli 1: Innovaatiolähtöinen tiedon avaus

Innovaatiolähtöisessä tiedon avausmallissa organisaatiollasi ei ole vielä selkeää kuvaa siitä, kuka tietoa tarvitsee ja millaisessa muodossa. Organisaatioltasi ei ole erikseen pyydetty tiedon avaamista, vaan näkemys avaamisen tarpeellisuudesta on syntynyt puhtaasti organisaatiosi sisällä.

Innovaatiolähtöiselle mallille on tyypillistä, että organisaatiolla on aito halu tukea tiedon käyttöä ja nähdä sen päälle syntyviä palveluita.

Käytännössä innovaatiolähtöinen tiedon avaus vaatii yleensä onnistuakseen ketterän julkaisujärjestelmän ja kevyehkön prosessin, jolla jo julkaistun tiedon julkaisutapaa voidaan muuttaa. Lisäksi tarvitset toimivat kanavat käyttäjäpalautteen keräämiseksi ja resursseja palautteen pohjalta tehtävien muutosten suorittamiseksi.

Mikäli organisaatiolla ei vielä ole toimintavarmaa tiedonjakelukoneistoa, älä rakenna sellaista vielä. Pysy käytännönläheisellä tasolla tiedon käytön ohjeistusten ja tiedon kuvauksien kanssa. Älä investoi tarpeettomasti pysyvyydeltään epävarmaan kohteeseen.

Viesti tiedon käyttäjille, kuten sovelluskehittäjille, selvästi ja positiiviseen sävyyn, että palvelusi on kehitysvaiheessa.

Kun innovaatiolähtöinen malli alkaa aikanaan tuottaa innovaatioita ja aitoja käyttökohteita, voit huolehtia tarvittavasta jatkokehityksestä ja siirtyä liiketoimintalähtöiseen tiedon avaamismalliin.

Malli 2: Liiketoimintalähtöinen tiedon avaus

Voit käyttää liiketoimintalähtöistä tiedon avausta, jos tiedät jo avausvaiheessa, että organisaatiosi avaamalla tiedolla on käyttöä. Lisäksi tiedät jo, missä muodossa tieto on järkevin avata.

Lähde liikkeelle tiedon avaamisesta perustuen stabiiliin alustaan, jolle voit antaa sitovan palvelutasolupauksen. Voit myös antaa lupauksen tiedon pysyvyydestä esimerkiksi sitoutumalla jakelemaan tietoa seuraavat kaksi vuotta nyt määritellyssä muodossa. Voit joutua tekemään pieniä päivityksiä määriteltyyn muotoon, mutta suunnittele se tarkemmin seuraa ja kehitä -vaiheessa. Jos organisaatiosi tieto on tarkoitettu käytettäväksi kaupalliseen toimintaan, sillä on suurempi tarve tuelle kuin ei-kaupallisella toiminnalla. Kaupalliset toimijat haluavat yhteyspisteen, josta he saavat mahdollisimman nopeasti apua tiedon käytössä ilmeneviin ongelmiin. Tällöin myös vaatimukset tarjoamasi tiedon oikeellisuudelle ja sen korjausprosessille ovat suuremmat kuin ei-kaupalliseen käyttöön tarkoitetulla tiedolla.

Uuden tuotteen tai palvelun kehittäminen vaatii aina panostamista sen kehittäneeltä yritykseltä tai muulta toimijalta. Osana kehitysprosessiin kuuluvaa riskitarkastelua tarkastellaan yleensä todennäköisyys siihen, että palvelun pohjana olevat teknologiat tai tietolähteet muuttuvat tietyn ajan kuluessa. Kehittäjät eivät välttämättä halua panostaa palveluun, jos ympäristö näyttää liian muutosherkältä.

Malli 3: Lainsäädännön ohjaama tiedon avaus

Kolmas malli tiedon avaamiseen on ulkoisesta pakosta johtuva tiedon avaaminen. Tässä mallissa organisaatiollasi ei välttämättä ole sisältä päin tulevaa tarvetta avata tietojaan. Organisaatiosi ei ehkä näe tiedollaan liiketoimintapotentiaalia tai ole kiinnostunut kokeilemaan, mitä tiedon avulla voisi syntyä. Avaa tällöin tiedot mahdollisimman yksinkertaisesti ja kevyin kustannuksin. Voit jatkokehittää tiedon avaamista kohti innovatiivista tai liiketoimintalähtöistä mallia, kun avaamallesi tiedolle löytyy käyttäjiä.

2.4 Eri hyödyntäjäryhmien tarpeet ja kysyntä

Arvioi tiedon käyttäjätarpeita ja kysyntää. Huomioi erilaiset potentiaaliset käyttäjäryhmät ja kanavat, joista ryhmät helpoiten tavoittaa. Valitse yksi ryhmä, jonka kanssa yhteistyö on helppo käynnistää:

Hyödyntäjä-ryhmä 1: Pilottikäyttäjät

Harkitse pilottikäyttäjien valitsemista. Pilotointi kannattaa, jos haluat tiedolle mahdollisimman nopeasti käyttäjiä avaamisen jälkeen ja jos on todennäköistä, että avaamastasi tiedosta kiinnostuu useampi ryhmä. Tunnista tiedon käytöstä kiinnostuneet tahot jo avausprosessin aikana, ja valitse pilottikäyttäjät heidän joukostaan. Käy dialogia pilottikäyttäjien kanssa jo ennen tiedon avaamista, ja anna heille mahdollisuus testata ja tutustua tietoon ennakkoon.

Pilottikäyttäjien avulla voit kehittää palveluasi ennen kuin avaat tiedon suurelle yleisölle. Parhaassa tapauksessa saat pilottikäyttäjiltä nopeasti ensimmäiset tietoa hyödyntävät ratkaisut, joita voit esitellä muille käyttäjille esimerkkeinä tietosi hyödyntämisestä.

Hyödyntäjä-ryhmä 2: Yksittäiset yksityiset kehittäjät

Yksityiset kehittäjät ovat tiedon kokeellisia käyttäjiä. He testaavat rajapintoja ja tutkivat, mitä tietoaineistostasi löytyy. Testaa uusia ajatuksia tämän ryhmän kanssa: se on usein nopeaa ja hedelmällistä.

Hyödyntäjä-ryhmä 3: Pienet yritykset

Pienten yritysten käyttötarpeet sijoittuvat yksittäisten kehittäjien ja suurten yritysten väliin. Tämä käyttäjäryhmä omaksuu usein uudet tietolähteet käyttöön suuria yrityksiä nopeammin. Kun teet yhteistyötä pienen yrityksen kanssa, saatat joutua tarjoamaan heille korkeampaa jatkuvuus- ja tukitasoa kuin yksittäiselle kehittäjälle.

Hyödyntäjä-ryhmä 4: Suuret yritykset

Suurten yritysten toimintaa ohjaa usein voimakas liiketoimintapaine. Suurissa yrityksissä kehitysprosessit voivat kuitenkin olla pitkiä ja raskaita. Suuret yritykset haluavat yleensä, että avaamasi tieto, erityisesti dynaaminen tieto, on jatkuvasti ja luotettavasti saatavilla tietyssä muodossaan.

Suuret yritykset tarvitsevat tietosi käyttöön liittyviä tukiprosesseja. Tarjoa suurelle yritykselle esimerkiksi yhteyspiste, johon ottaa yhteyttä vuorokauden ympäri. Yritys voi tarvita yhteyspistettäsi esimerkiksi silloin, jos yritys hyödyntää tarjoamaasi koneluettavaa tietoa rajapintojen kautta, ja rajapinta menee yllättäen pois päältä.

Hyödyntäjä-ryhmä 5: Tiedon yhdistelijät

Huomioi erilaiset aggregaattorit eli tiedon yhdistelijät omana käyttäjäryhmänään. Yhdistelijät keräävät tietoa eri lähteistä ja luovat näin omia tietokokonaisuuksiaan, joita he jakavat edelleen. Tiedon yhdistelijät edistävät avoimen tiedon mahdollisimman laajaa käyttöä.

Tiedon yhdistelijät keräävät ja usein myös yhdenmukaistavat tietoa useasta samaa tietoa tarjoavasta lähteestä. Tiedon yhdistelijät voivat esimerkiksi kerätä ja yhdistellä koko maan kuntien ostolaskutiedot, jos useampi kunta on julkaissut omat ostolaskutietonsa omina kokonaisuuksinaan.

Tietojen yhdistelijät voivat yhdistää erilaisia mutta toisiaan tukevia tietolähteitä. Yhdistelijä voi esimerkiksi kerätä saman rajapinnan taakse eri liikennevälineiden aikataulutietoja ja tehdä näistä rajapinnan, jonka kautta käyttäjä saa näkyviinsä kaikkien liikennemuotojen aikataulut tietylle välille.

Yhdistely voi olla erittäin laajaa. Esimerkiksi EU-tasoinen tiedon yhdistelijä voi kerätä samat tiedot kaikista EU-maista ja tehdä näistä yhteenvedon.

Staattisen tiedon osalta tiedon yhdistelyssä on vaara, että tiedon yhdistelijä ei päivitä tietojaan alkuperäisestä lähteestä riittävän usein.

2.5 Riskit

Tiedon avaamiseen liittyy tiettyjä riskejä, jotka on hyvä huomioida ja kartoittaa ennen tietopaketin julkaisemista:

Tahattoman laaja tietojen julkaisu

Tarkista tiedostot huolellisesti erityisesti silloin, jos julkaiset tiedot tiedostomuodossa tai muussa massamuodossa. Taulukoihin saattaa jäädä ylimääräisiä sarakkeita, joko näkyviä tai piilotettuja mutta helposti palautettavissa olevia.

Jos käytät tiedostomuotoja, jotka sallivat erilaisten upotettujen elementtien käytön, upotuksen mukana voi tulla liian paljon tietoa. Jos esimerkiksi Word-tiedostoon upotetaan Excel-taulukosta kopioituja kuvia, mukaan saattaa tulla koko lähdetaulukko. Tällöin esimerkiksi dokumenttissa voi olla graafi, joka esittää erilaisiin palkkaluokkiin kuuluvien henkilöiden jakauman, mutta graafin taustalla oleva taulukko voi vahingossa sisältää kaikkien taulukossa mainittujen henkilöiden henkilö- ja ansiotulotiedot.

Esimerkiksi Norjan verohallitus paljasti vahingossa tavallisten kansalaisten henkilötunnuksia vuonna 2008, kun verohallituksessa unohdettiin poistaa toimittajille toimitetuista verotiedoista henkilötunnuksia sisältävä sarake.

Puutteellinen tietoturva

Kun tietoa avataan rajapintamuodossa, sen käyttöä rajoitetaan yleensä joillain tavoilla: tiedon saantia voidaan rajata esimerkiksi siten, että henkilö saa vain itseään koskevia tietoja. Ota tietoturva vakavasti ja rajoita ainakin sitä, kuinka paljon yksittäinen käyttäjä voi kuormittaa rajapintaa, jotta rajapinnan väärinkäyttäjä ei voi tehdä palvelunestohyökkäystä.

Ennalta arvaamaton tietojen yhdistely

Varaudu tilanteisiin, joissa yksittäisiä harmittomia tietoja yhdistellään niin, että niistä muodostuu yhdessä ongelmallisia.

2.6 Avattavat tiedot, prosessivaikutukset ja vaadittavat resurssit

Kun olet kartoittanut organisaatiosi tietovarannot ja niihin liittyvät vastuut, rajoitteet ja velvoitteet kartoitus- ja selvitysvaiheessa ja saanut selville, mitä tietoja organisaatiosi voi ja kannattaa avata, selvitä vielä organisaatiossasi tarvittat prosessit ja resurssit joita tiedon julkaisu ja ylläpito vaatii.

Prosessivaikutukset

Arvioi tiedon avaamisen vaikutukset organisaatiosi sisäisiin prosesseihin tapauskohtaisesti ja tee aiemmin julkaistun tiedon päivityksistä ja lisäyksistä julkaisukelpoinen versio. Jos olet julkaissut aiemmin materiaalia, josta on esimerkiksi poistettu henkilötunnukset, pidä huoli tunnusten poistamisesta myös päivityksien yhteydessä.

Tarvitset myös tiedon oikeellisuuteen tai puutteellisuuteen liittyvän palautteen käsittelyyn oman prosessinsa.

Vaadittavat resurssit

Kartoita arviointi- ja valintavaiheessa tiedon avaamiseen liittyvät resurssit ja kulut. Organisaatiosi tarvitsee henkilöresursseja prosessimuutoksiin ja mahdollisesti ulkoisia asiantuntijaresursseja tiedon avaamistyöhön. Lisäksi tiedon avaamiseen tarvittavat tietotekniset ratkaisut aiheuttavat erilaisia kuluja.

Tarkastele tiedon avaamisen mielekkyyttä uudestaan, mikäli kulut nousevat kohtuuttoman korkeiksi jonkin tiedon osalta.

2.7. Lopputulos ja vastuuhenkilöt

Arviointi- ja valintavaiheen lopputuloksena saadaan

Kartoita ja selvitä Arvioi ja valitse Valmistele ja avaa Seuraa ja kehitä
Tietojärjestelmäluettelot Käyttäjätarpeiden ja kysynnän kartoitus Avattu tietoaineisto Avoimen tiedon vuosikatsaus
Tietovarantoluettelot Suunnitelma tietovarantojen avaamisesta Avatun tietoaineiston ylläpitosuunnitelma  
Selvitys siitä, minkä tietovarantojen käytölle on lainsäädännöllisiä tai muita rajoituksia Suunnitelma tietovarantojen avaamisen kustannuksista kehysvalmistelua varten Palautemenetelmät  
  Määritelmä avaamisen tavoitteista    

 

Arviointi- ja valintavaiheen vastuuhenkilöt

  Kartoita ja selvitä Arvioi ja valitse Valmistele ja avaa Seuraa ja kehitä
Johto   X    
Juristi X X X  
Kokonaisarkkitehtuurista vastaava X      
Sidosryhmät       X
Taloushallintoasiantuntija   X    
Tiedon avaamisesta vastaava   X    
Tiedon käyttäjät       X
Tiedon omistaja X   X X
Tietohallintoasiantuntija X X X  
Tietojärjestelmätoimittaja     X  
Tietoturva-asiantuntija X      
Ulkopuolinen konsultti     X  
Viestintäasiantuntija   X X