3. Tietoaineistot ja niiden kysyntä

Tietoaineistojen tunnistaminen

Tässä vaiheessa kuvataan, miten organisaatio voi kartoittaa ja luokitella tietoaineistojaan ja tunnistaa avattavaksi arvokkaat tietoaineistot. 

Julkisessa hallinnossa on käytössä kymmeniä tuhansia tietojärjestelmiä eri käyttötarkoituksiin. Valtionhallinnon käytöstä on kartoitettu noin 1800 tietojärjestelmää ja esimerkiksi Helsingin kaupungilla on käytössä noin 700–900 tietojärjestelmää. Tietojärjestelmien lisäksi on valtava määrä dokumentteja, esimerkiksi laskentataulukkoja, kuvia, ääntä ja videoita, jotka voisivat olla avointa dataa.

Julkisen hallinnon organisaatiot kartoittavat ja luokittelevat tietoaineistojaan erityisesti lakisääteisten tehtävien ja suositusten pohjalta. Tietoaineistojen kartoituksella tunnistetaan muun muassa tietoaineistojen luovutukseen vaikuttavat oikeudet ja rajoitukset sekä sen myötä mahdollisuudet tiedon jakamiseen. 

Tietoaineistojen kartoituksessa kannattaa ottaa huomioon myös niiden arvo. Arvon hahmottamiseen on olemassa monta eri keinoa. Arvoa voidaan lähestyä sosiaalisen, taloudellisen, ekologisen ja tiedon näkökulmasta. 

  • Sosiaalinen arvo rakentaa tasa-arvoa (vähemmistöjen oikeudet, vammaisten oikeudet, mahdollisuus osallistua). 
  • Taloudellinen arvo on taloudellisilla mittareilla mitattavaa arvoa (uudet työpaikat, yritykset, palvelut, verotulot). 
  • Ekologinen arvo lisää materiaalitehokkuutta ja kiertotaloutta (materiaalin kiertotehokkuus, luonnonvarojen käyttö, kierrätys). 
  • Tiedon näkökulma lisää tietoon perustuvaa päätöksentekoa, jolla on usein merkittäviä sivuvaikutuksia (poliittinen ja yhteiskunnallinen päätöksenteko). 

Tietoa näkökulmiin voi kerätä eri tavoin. Arvokkaaksi tunnistetun tiedon avaamista kannattaa priorisoida. 

Tietojen kartoitustapoja

Tiedonhallintamalli

Valtion virastojen, kuntien ja muiden tiedonhallintalaissa (906/2019) tarkoitettujen tiedonhallintayksiköiden tulee laatia ja ylläpitää tiedonhallintamallia, joka antaa kokonaiskuvan tiedonhallintayksikön tiedonhallinnasta. Tiedonhallintamallista käy ilmi muun muassa tietovarantojen nimikkeet ja käyttötarkoitukset sekä tietojen luovutuskohteet ja säilytysajat.

Tiedonhallintamalli auttaa viranomaisia hallitsemaan jatkuvasti lisääntyvää tietomäärää. Se auttaa hahmottamaan ja hallitsemaan tiedon elinkaarta sekä siten tunnistamaan ja hallitsemaan myös uusien digitaalisten palvelujen käyttämiseen liittyviä riskejä. Tiedonhallintamallin laadinta ei ole kertaluontoinen kuvausvelvoite, vaan tiedonhallintamallia on ylläpidettävä aina, kun tiedonhallintayksikön tiedonhallinnassa tapahtuu muutoksia, jotka vaikuttavat sen sisältöön. 

Tiedonhallintamalli on tärkeää ja hyödyllistä tietosisältöä pohdittaessa tietojen jakamisen mahdollisuuksia ja se voi auttaa valitsemaan avattavaa tietoa. Tutustu Tiedonhallintalautakunnan suositukseen tiedonhallintamallista (valtiovarainministeriön julkaisuja 2020:29).

Tiedonhallintakartta

Tiedonhallintalain (906/2019) tarkoitusta toteuttava tiedonhallintakartta toimii apuvälineenä viranomaisille talouden ja toiminnan suunnittelussa sekä arvioitaessa mahdollisuutta hyödyntää muiden toimijoiden keräämiä tietoja tehtäviensä hoitamisessa. Kartta auttaa esimerkiksi ministeriöitä valmistelemaan tietojen hallintaa ja tietovarantoja koskevia säännöksiä sekä ohjaamaan toimialansa tietovarantojen ja tietojärjestelmien yhteentoimivuutta ja suunnittelemaan yhteentoimivuuden toteutustapoja. Kartta palvelee myös hallinnon asiakkaita, kun tarvitaan näkymää siitä, miten henkilöä koskevia tietoja hallitaan julkisessa hallinnossa. 

Tiedonhallintakartan tarkoituksena on tarjota yhteiskunnan eri toimijoille yleinen näkymä siihen,

  • miten tiedonhallinta on julkisessa hallinnossa järjestetty,
  • mitä tietoja eri tietovarannoissa ylläpidetään ja
  • millaisin edellytyksin tietoja olisi saatavilla toimijan tarpeisiin.

Kartan perusteella voidaan suunnitella ja kehittää julkisen hallinnon tietovarantojen ja tietojärjestelmien yhteentoimivuutta. Kuvaus antaa myös paremmat lähtökohdat arvioida laajojen hallinnollisten tai rakenteellisten muutosten vaikutuksia tiedonhallinnasta vastaaville toimijoille.

Tiedonhallintakartan ensimmäinen versio julkaistiin vuoden 2022 alussa Valtiokonttorin tutkihallintoa.fi-palvelussa ja se on vapaasti kenen tahansa hyödynnettävissä eri tarkoituksiin. 

Lisätietoja tiedonhallintakartasta löytyy valtiovarainministeriön verkkosivuilta.

Asiakirjajulkisuuskuvaus

Valtion virastojen, kuntien ja muiden tiedonhallintalaissa (906/2019) tarkoitettujen tiedonhallintayksiköiden tulee Julkisesta tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 28 §:n mukaan ylläpitää kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä. Tämä ns. asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tavoista avustaa kansalaista kohdistamaan tietopyyntönsä.

Kuvauksen on sisällettävä tietoa muun muassa 

  • tietojärjestelmistä, jotka sisältävät asiarekisteriin kuuluvia tai palvelujen tiedonhallintaan kuuluvia tietoja,
  • tietojärjestelmien sisältämistä tietoaineistoista tietoryhmittäin ja
  • tietoaineistojen saatavuudesta avoimesti teknisen rajapinnan avulla.

Tiedonhallintayksikön on julkaistava kuvaus yleisessä tietoverkossa siltä osin kuin kuvauksen tiedot eivät ole salassa pidettäviä. Tutustu tiedonhallintalautakunnan suositukseen asiakirjajulkisuuskuvauksen laatimisesta (valtiovarainministeriön julkaisuja 2020:22).

Asiakirjajulkisuuskuvaus on korvannut viranomaistoiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 18 §:n mukaiset tietojärjestelmäselosteet. Osa julkisen hallinnon toimijoista on avannut tietojärjestelmäselosteitaan tai -luetteloitaan avoimena datana ja Suomen kuntaliitto ry julkaisi vuonna 2016 kuuden suurimman kaupungin laatiman tietojärjestelmäluettelon avaamisohjeen kunnille avoindata.fi:ssä.

Tietotilinpäätös

Tietotilinpäätöksessä arvioidaan organisaation tiedon, tietosuojan ja tietoturvallisuuden toteutumista. Tarkoituksena on kartoittaa erityisesti tietojenkäsittelyn tilaa, henkilötietojen käsittelyn elinkaaren hallintaa ja tarvittavia kehittämistoimenpiteitä. Tavoitteena on, että tietotilinpäätös toimisi mm. johdon työvälineenä ja sisäisen valvonnan työvälineenä, tukisi tietosuojatyön tekemistä ja lisäisi tekemisen vaikuttavuutta.

Tietotilinpäätös on keskeinen osa tietosuojan toteutumisen seurantaa ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) mukaisen rekisterinpitäjän osoitusvelvollisuutta (5 artikla) sekä läpinäkyvyyden osoittamista. Osoitusvelvollisuudella tarkoitetaan sitä, että organisaation täytyy pystyä osoittamaan noudattavansa tietosuoja-asetusta henkilötietojen käsittelyssä ja toteuttavansa tietosuojaperiaatteita myös käytännössä. Tietotilinpäätös toimii myös luottamuksen osoituksena organisaation sidosryhmiin päin.

Kuntaliitto on julkaissut tietotilinpäätösmallin (docx-tiedosto), jota voi hyödyntää oman organisaation tietotilinpäätöstä suunniteltaessa ja laadittaessa. Tarkempaa tietoa tietotilinpäätösmallista löytyy Kuntaliiton esitysmateriaalista Tietotilinpäätös – mikä ja miksi (pdf) (11.9.2019).

Esimerkkejä eri julkisen hallinnon organisaatioiden tietotilinpäätöksistä:

Yhteentoimivuusmenetelmä

Digi- ja väestötietoviraston ylläpitämä yhteentoimivuusalusta mahdollistaa yhtenäisen tietosisältöjen määrittelyn sekä toimijoiden tehokkaan ja läpinäkyvän yhteistoiminnan tiedonhallinnassa. Yhteentoimivuusalusta koostuu sanastoista, koodistoista ja tietovirroista ja muussa tiedonhallinnassa tarvittavista tietomalleista.

Yhteentoimivuusalustalla hyödynnetään yhteentoimivuusmenetelmää. Menetelmän avulla luodaan ja ylläpidetään tiedon semanttista yhteentoimivuutta eli tiedon käsittelyä siten, että sen merkitys tietovirroissa säilyy samana. Yhteentoimivuusmenetelmä on yhteinen tapa hallita, tuottaa ja ylläpitää digitaalisten palveluiden ja tietovirtojen taustalla tarvittavia tietomäärityksiä ja metatietoja. Yhteetoimivuusalustaa ja -menetelmää on kuvattu tarkemmin vaiheessa 5 Metatietojen kuvaus

Tietoaineistojen kysyntä

Tässä vaiheessa kuvataan, miten organisaatio voi selvittää, millaisia tietotarpeita mahdollisilla tiedon hyödyntäjillä on ja mitä hyötyä avattavasta tiedosta olisi organisaation ulkopuolelle.

Tiedon hyödyntäjien tarpeiden tunnistamiseen ei ole olemassa virallisia suosituksia.

Tietoa jo avanneet organisaatiot ovat koittaneet selvittää tiedon potentiaalisten hyödyntäjien tietotarpeita eri tavoin, koska tarpeet ohjaavat toimintaa.

Tiedon hyödyntäjien tarpeiden kartoitustapoja

Organisaatiolle tulleet tietopyynnöt ja palautteet

Mahdolliset tietopyynnöt ja palautteet kirjataan organisaatioissa tiedonhallintayksikön asiarekisteriin tai palautejärjestelmiin. Näiden pyyntöjen ja palautteiden analysointi voi auttaa tunnistamaan tietoaineistoja, joille on tarvetta laajemmassa käytössä. Mikäli mahdollista kannattaa palautteen käsittely toteuttaa läpinäkyvällä tavalla.

Organisaation verkkosivuston käyttäjätilastot

Mikäli organisaatio on julkaissut tietoaineistoistaan kuvailu- tai muuta tietoa verkkosivuillaan, voi organisaatio analysoida verkkosivun käyttötilastoja ja selvittää, mitkä aineistot mahdollisesti kiinnostavat kävijöitä eniten.

Käyttäjäkyselyt

Organisaatio voi julkaista esimerkiksi sosiaalisessa mediassa kyselyn, jossa potentiaalisilta tiedon käyttäjiltä kysytään, minkälaista dataa he haluaisivat saada käyttöönsä ja mihin tarkoituksiin he sitä käyttäisivät. Esimerkiksi Ilmatieteen laitos on kartoittanut käyttäjäkyselyillä toiveita avattavista datoista.

Tiedon avaamisen pilotointi

Tiedon hyödyntäjien tarpeita voi selvittää kokeilemalla tiedon avaamista pilotoinnilla eli avaamalla ensin vain pienen osan datasta ja kohdentamalla tarjonnan rajatulle hyödyntäjäryhmälle. Parhaassa tapauksessa pilottikäyttäjiltä voi saada nopeasti ensimmäiset dataa hyödyntävät sovellukset, joita voi esitellä esimerkkeinä datan hyödyntämisestä. Pilotoinnin aikana voi tulla ilmi myös muita tietotarpeita. 

Pilotointi kannattaa erityisesti, jos on todennäköistä, että avattavasta datasta kiinnostuu useampi ryhmä. Ensin voi avata valittua kohderyhmää todennäköisimmin kiinnostavaa dataa heitä hyödyttävässä muodossa. Pilotointia suunnitellessa tulisi muistaa päättää myös pilotoinnin lopettamisesta. Pilotoinnista ei voi suoraan edetä tuotantoon, vaan tuotannollisen järjestelmän suunnittelu on tehtävä erikseen. Pilotoinnin jälkeen voi avata myös muita tietoaineistoja sekä lisätä datan saatavuutta erilaisilla tiedostomuodoilla. 

Tässä on esitelty esimerkkinä muutamia eri hyödyntäjäryhmiä: 

  • Innovaattorit: Innovaattoriryhmä muodostuu sellaisista yksittäisistä hyödyntäjistä, jotka omaksuvat uudet innovaatiot nopeasti. Heiltä voi saada hyviä ideoita datan hyödyntämiseen, mutta ryhmän kerääminen voi olla haastavaa.
  • Yksittäiset kehittäjät: Yksityiset kehittäjät ovat datan kokeellisia käyttäjiä, jotka voivat testata rajapintoja ja tutkia, minkälaista dataa organisaatiolta löytyy. Uusien ajatusten testaaminen tämän ryhmän kanssa voi olla nopeaa ja hedelmällistä.
  • Pienet yritykset: Pienet yritykset omaksuvat usein uudet tietolähteet käyttöön nopeammin kuin suuret yritykset. Yhteistyö pienen yrityksen kanssa voi vaatia tiivistä asiakastukea.
  • Suuret yritykset: Suurten yritysten toimintaa ohjaa usein liiketoimintapaine, ja kehitysprosessit voivat olla pitkiä ja raskaita. Suuret yritykset voivat haluta, että avattu data on jatkuvasti ja luotettavasti saatavilla sekä asiakastuki on korkeatasoista ja ympärivuorokautista.
  • Datan yhdistelijät: Datan yhdistelijät edistävät avoimen datan mahdollisimman laajaa käyttöä. Yhdistelijät keräävät dataa eri lähteistä luoden omia kokonaisuuksiaan, joita he jakavat edelleen. Yhdistelijä voi esimerkiksi kerätä eri rajapinnoista liikennevälineiden aikataulutietoja ja tehdä näistä sovelluksen, jonka kautta käyttäjä saa kaikkien liikennemuotojen aikataulut.
  • Korkeakouluopiskelijat: Eri alojen opiskelijaryhmiä on helppo tavoittaa esim. kurssiyhteistyön kautta, ja opiskelijat tekevät paljon erilaisia projekteja ja opinnäytetöitä.

Muita tapoja tarpeiden tunnistamiseen

Tiedon käyttäjien tarpeita voi selvittää myös esimerkiksi dataäänestyksillä, haastatteluin, organisaation sisäisten tarpeiden tunnistamisella tai tarjoamalla hyödyntäjille työkalu tietoaineistojen pyytämiseen.

Helsinki Region Infoshare ottaa vastaan datatoiveita

Organisaation on hyvä ilmaista halunsa ottaa vastaan datatoiveita ja tarjota tapa niiden vastaanottamiseen (esim. tietty sähköpostiosoite tai erillinen verkkolomake). Keskustelua hyödyntäjien datatoiveista voi käydä myös tapahtumissa. Esimerkiksi HRI järjestää säännöllisesti kehittäjätapaamisia, joissa otetaan vastaan datatoiveita. Aika ajoin tapaamisissa on esillä myös datoja, joiden avaamista vasta suunnitellaan, jolloin tapahtumassa voi kerätä tulevilta käyttäjiltä toiveita vaikka datan muodosta ja formaatista. Lue lisää HRI:n datatoiveista ja kehittäjäyhteistyöstä.