Kuva: Avattavan tiedon määrittelyn vaiheet
Tässä osiossa kuvataan asioita, joita organisaation on hyvä arvioida ja määritellä, kun organisaatio ryhtyy suunnittelemaan tiedon avaamista käytännössä. Samalla on hyvä myös pohtia, olisiko tietoaineiston avaamisen yhteydessä mahdollista avata myös tietoaineiston tuotantoprosessi (laskentasäännöt, algoritmit tms.).
Tietoa jo avanneissa organisaatioissa avattavan tiedon määrittely on toteutettu yleensä alla olevien vaiheiden mukaisesti. Lisätietoa aiheesta löydät data.europa.eu-palvelun oppaasta: Opas avoimen tiedon julkaisemiseen (englanniksi, pdf).
Organisaation tiedonhallintamalliin perehtyminen
Avattavan tiedon määrittely on hyvä aloittaa tunnistamalla,
- kuka hallinnoi ja vastaa avattavaksi suunnitellusta tiedosta ja sen taustalla toimivasta tietojärjestelmästä sekä
- mitkä ovat mahdollisia avattavan tiedon käyttötapauksia.
Apuna voi hyödyntää esimerkiksi oman organisaation tiedonhallintamallia, johon on kuvattu organisaation tietovarannot, tai tukeutua tiedon avaamiseen vastuutetun henkilön apuun, jos organisaatiossa on osoitettu tähän tehtävään resursseja. Lisätietoa tiedonhallintamallista löydät toimintamallin vaiheesta 4.
Tiedon jakamiseen vaikuttavien tekijöiden huomioiminen
Organisaation on käytännön tasolla tunnistettava, miten organisaation keräämä ja hallinnoima tieto on luotu sekä millaisia sopimuksia ja lainsäädäntöä tiedon osakokonaisuuksiin liittyy. Avattavaa tietoa määriteltäessä on huomioitava
- tietoa mahdollisesti koskeva lainsäädäntö,
- tietoaineiston omistajuuteen,
- tekijänoikeuksiin,
- tiedon luovutuksiin,
- tietosuojaan,
- tietoturvallisuuteen ja
- tiedon kuvauksiin tai metatietoihin liittyvät tekijät.
Tiedon jakamista koskevasta lainsäädännöstä voit lukea lisää toimintamallin vaiheesta 2 Lainsäädäntö ja velvoitteet. Tietosuojan varmistamisesta voit lukea lisää myöhemmin tästä vaiheesta. Metatietojen kuvaamisesta on kerrottu toimintamallin vaiheessa 6 Julkaiseminen.
Jos edellä mainitut tekijät eivät rajoita tiedon jakamista, voidaan seuraavaksi selvittää tiedon hallinnoijan kanssa, miten tietoaineisto olisi käytännössä muodostettavissa ja jaettavissa teknisesti. Avattavan tietoaineiston kattavuus ja tarkkuustaso, jolla tietoaineiston voi avata, on myös hyvä määritellä, jotta tiedon hyötypotentiaali tai hyödynnettävyys eivät kärsi.
Standardien hyödyntäminen
Kun avattavaa tietoa määritellään, on hyvä selvittää, onko kyseisen tiedon avaamiseen (esimerkiksi tiedon mallinnukseen ja formaatteihin) olemassa kansallisia tai kansainvälisiä standardeja tai onko jo jokin toinen taho avannut vastaavanlaisen datan, jolloin sen tietomallia voi käyttää omassakin avauksessa. Kansainvälisiä standardeja käytettäessä kannattaa huomioida eri maiden lainsäädännön eroavaisuudet erityisesti tietosuojan osalta.
Esimerkiksi kansallisessa avoimen datan portaalissa eli Avoindatassa aineistojen metatietojen kuvailemiseen käytetään DCAT-AP-tietomallia, joka on Euroopan dataportaalin (EDP) määrittelemä sovellusprofiili DCAT-standardin käytöstä Euroopassa. DCAT-AP-tietomallin kuvaus löytyy myös Yhteentoimivuusalustalta.
Lisäksi Suomen kuusi suurinta kaupunkia ovat keränneet listaa muista kansainvälisistä standardeista (Google sheets, englanniksi), joiden mukaisesti Suomessa on jaettu tietoa.