1. Tiedonhallinnasta tiedon hyödyntämiseen ja avaamiseen
Tietopolitiikka ja tiedon jakaminen
Tässä vaiheessa kuvataan tiedon hyödyntämisen ja avaamisen merkitystä yhteiskunnalle osana tietopolitiikkaa.
Yhteiskuntamme toimii datan, informaation ja niistä muodostetun tiedon, toiminnan ja palvelujen varassa. Yhteiskunnan toimijoilla on valtavasti dataa, jota syntyy kaiken aikaa lisää ja hyödynnetään monin tavoin. Yhteiskunnassa tapahtuva voimakas digitalisoituminen tarjoaa datan jakamiseen ja hyödyntämiseen täysin uudenlaisia mahdollisuuksia, mutta samalla myös monenlaisia uhkia ja riskejä esimerkiksi tietosuojaan, digiturvallisuuteen ja tiedon väärinkäyttöön liittyen.
Tietopolitiikan taustaa
Tietopolitiikka tarkoittaa yhteisesti sovittuja periaatteita ja linjauksia tietojen tuottamista, hankintaa, liikkumista, avaamista, jakamista, käyttöä, ylläpitoa ja säilyttämistä koskevista toimintatavoista ja menettelyistä. Lähde: Finto tietopolitiikka
Suomen tavoitteena on mahdollistaa tiedon tehokas, turvallinen ja eettinen hyödyntäminen yhteiskunnassamme. Tämän johdosta vuonna 2017 valmisteltiin valtiovarainministeriön johdolla Suomi tarvitsee tietopolitiikkaa -muistio, joka loi pohjaa tietopolitiikalle uutena politiikkalohkona. Pian tämän jälkeen valmisteltiin Eettistä tietopolitiikkaa tekoälyn aikakaudella -selonteko (pdf), jonka pääministeri Sipilän hallitus antoi eduskunnalle joulukuussa 2018. Selonteossa tietopolitiikkaa tarkasteltiin paitsi tiedon hallinnan kannalta, myös tiedon hyödyntämisen edellytysten, arvopohjan ja eettisten periaatteiden sekä taloudellisten vaikutusten näkökulmista. Selonteko toimii tieto- ja linjauspohjana, jonka perustalta voidaan jatkossa valmistella toimenpiteitä.
Tietopolitiikalla kuvataan politiikkatoimia, joilla mahdollistetaan tiedon tehokas, turvallinen ja eettinen kerääminen ja hyödyntäminen. Tietopolitiikalla edistetään muun muassa tiedon keräämistä, avaamista, yhdistämistä, jakamista ja säilyttämistä sekä vahvistetaan tietosuojaa ja tietoturvallisuutta ihmisten oikeuksia ja vapauksia kunnioittavalla tavalla. Tietopolitiikan perustana voidaan pitää tiedon arvosykliä, jossa tietopoliittisin toimin lisätään tiedon taloudellista ja yhteiskunnallista arvoa yksilöille ja yhteiskunnalle. Tietopolitiikalla muodostetaan myös Suomen kantaa, jonka pohjalta Suomi pyrkii vaikuttamaan tiedon hyödyntämisen kansainväliseen toimintaympäristöön, sitoumuksiin ja sääntelyyn.
Pääministeri Marinin hallitusohjelmaan (10.12.2019) on kirjattu tavoitteeksi muun muassa syventää tietopolitiikan johtamista ja tehdä julkisen tiedon avoimuudesta koko tietopolitiikan kantava periaate. Valtiovarainministeriön vuosille 2020–2022 asettama Tiedon hyödyntämisen ja avaamisen hanke on edistänyt osaltaan näiden tavoitteiden toteuttamista muun muassa laatimalla ehdotuksen tiedon hyödyntämisen ja avaamisen strategisiksi tavoitteiksi. Strategisilla tavoitteilla ja niitä toteuttavilla toimenpiteillä on tarkoitus tukea julkishallintoa tiedon hyödyntämisessä ja avaamisessa yhteisin, poikkileikkaavin tavoittein ja toimin.
Tiedon hyödyntämisen ja avaamisen strategiset tavoitteet
Tiedon hyödyntämisen ja avaamisen strategiset tavoitteet on jaettu neljään eri teemakokonaisuuteen:
- Ohjaus, koordinaatio ja yhteistyö
- Strategia ja toiminta
- Tiedon hallinta
- Mahdollistajat
Kunkin teeman alla on kuvattu teemaan liittyvät strategiset tavoitteet. Kukin strateginen tavoite sisältää päätavoitteen ja sitä tukevat alatavoitteet sekä tavoitteen toteutumisella tavoitellut pitkän aikavälin vaikutukset.
Valtioneuvosto on tehnyt strategisten tavoitteiden pohjalta 17.3.2022 periaatepäätöksen tiedon hyödyntämiseksi ja avaamiseksi.
Tutustu valtioneuvoston periaatepäätökseen.
Tiedon hyödyntäminen ja ennakoiva tarjoaminen mahdollisimman monipuolisesti korostuu yhtenä toimintalinjauksena Julkisen hallinnon strategiassa, joka ohjaa ja vahvistaa koko julkisen hallinnon uudistamista 2020-luvulla.
Lisätietoa tietopolitiikasta
- Tietopolitiikasta on valmisteltu opaskirja nimeltä Tietopolitiikalle kestävä suunta – Murrosten ajassa eteenpäin (pdf).
- Valtiovarainministeriön tietopolitiikan toimeenpanokokonaisuuteen kuuluvat
- Kaikille avoin Johdatus tietopolitiikkaan -verkkokoulutus eOppivassa, joka mukailee opaskirjaa ja herättelee pohtimaan tiedon merkitystä omassa työssä ja laajemmin koko yhteiskunnassa.
- Tiedon äärellä – tietopolitiikasta tekoihin -podcast.
Tiedolla johtamisen merkitys
Tässä vaiheessa kuvataan tiedolla johtamisen merkitystä organisaatiolle ja miten tiedon jakaminen luo edellytyksiä tiedolla johtamiselle.
Panostamalla tiedolla johtamiseen organisaatio voi vahvistaa varautumis- ja reagointikyvykkyyttään sekä parantaa päätöksenteko- ja palvelutuotantoprosessejaan.
Organisaatioiden on tärkeää pystyä varautumaan ja reagoimaan yhteiskunnassa, toimintaympäristössä ja omassa toiminnassaan tapahtuviin muutoksiin mahdollisimman hyvin turvatakseen toimintansa ja pärjätäkseen muutostilanteissa. Muutoksia voidaan ennakoida ja analysoida erilaisten tietoaineistojen pohjalta.
Suomalainen tapa tarkastella tiedolla johtamista on jakaa se itse tiedon johtamiseen ja tiedon avulla johtamiseen. Sanan ‘johtaminen’ tilalla voitaisiin käyttää myös ohjaamista. Julkinen sektori ja valtionhallinto toimivat tiedon avulla. Ministeriöissä valmistellaan asioita, eli johdetaan tietoa. Huolellisesti valmisteltujen asioiden perusteella tehdään päätöksiä, eli tiedon avulla johdetaan. Näin tietojohtamisen molemmat puolet ovat kaikessa mukana. Jokainen tietotyötä tekevä on ainakin oman työnsä tietojohtaja.
Tiedolla johtaminen määritellään usein tiedon systemaattiseksi analysoinniksi ja hyödyntämiseksi päätöksenteossa, mutta tiedolla johtamisen kokonaisuuteen kuuluu tiedon hyödyntämisen lisäksi tiedon tuottaminen, joten asiaa on hyvä tarkastella laveammin. Tiedon hyödyntäminen ja tiedolla johtaminen edellyttävät, että tarvittavaa tietoa on ylipäätään olemassa ja käytettävissä. Tiedon käyttöön ottaminen siis edellyttää, että tarvittavaa tietoa tuottava taho jakaa tietoaan käyttöön. Tiedon jakamisessa on otettava huomioon mahdolliset tiedon luovutukseen, sopimuksiin tai tietoturvallisuuteen ja tietosuojaan liittyvät rajoitteet.
Tiedolla johtamisessa on kyse tiedon hyödyntämisestä ja analysoidun tiedon saattamisesta osaksi päätöksentekoa.
Tiedolla johtamisen prosessi käynnistyy usein ongelman tai tavoitteen määrittelyllä. Seuraavaksi kartoitetaan ja kerätään tarvittava tieto sekä saatetaan tieto hyödynnettäväksi tarvittavilta osin, jonka jälkeen edetään tiedon hyödyntämiseen, analysointiin ja johtopäätösten tekemiseen.
Lisätietoa tiedolla johtamisen perusteista ja käytänteistä
Hyödyllisiä materiaaleja ovat muun muassa:
- Tietojohtaminen-teos. Tampereen teknillinen yliopisto, Tietojohtamisen tutkimuskeskus Novi. 2013.
- Tietojohtaminen ry:n materiaalit
- Valtiokonttorin tiedolla johtamisen materiaalit
- Tiedolla johtamisen käsikirja (Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu, Miia Kosonen)
Käytännön tasolla tiedolla johtamista tehdään eri tavoin. Toteutustapa riippuu organisaation rakenteesta, johtamisen tavoista ja siitä, miten tietoa halutaan käyttää organisaation päätöksenteossa ja toiminnan kehityksessä. Tiedolla johtaminen voi perustua sekä organisaation sisäiseen, omasta toiminnasta syntyvään tietoon että ulkoiseen tietoon, joka voi olla esimerkiksi toimintaympäristöä kuvaavaa tietoa. Esimerkiksi sosiaali- ja terveysalalla omasta toiminnasta muodostuva tieto on hyvinkin keskeistä.
Tiedolla johtamiseen on tänä päivänä varsin hyvin edellytyksiä, sillä julkisen hallinnon organisaatiot jakavat jo laajasti julkisia tietojaan käyttöön joko avoimena datana tai sopimusperusteisesti. Käytännön tasolla tiedon hyödyntämistä tosin usein hankaloittavat muun muassa tiedon käyttöönottoon, käyttöön tai laatuun liittyvät seikat.
Käytännön esimerkkejä tiedolla johtamisesta
Suomen keskeinen lainsäädäntö
Tässä vaiheessa kuvataan tiedon jakamiseen ja tiedon hallintaan liittyvää keskeistä lainsäädäntöä Suomessa.
Tiedon jakamista suunnitellessa on tärkeää tunnistaa mahdollisimman varhaisessa vaiheessa erilaiset sääntelystä aiheutuvat rajoitukset ja velvoitteet, sillä ne voivat vaikuttaa tiedon jakamisen toteuttamiseen ja teknisten ratkaisujen valintaan. Rajoitusten ja velvoitteiden kartoittamiseen kannattaa ottaa mukaan oman organisaation juridiset asiantuntijat sekä tietosuojavastaava.
Suomessa ei ole EU-velvoitteiden lisäksi omaa tarkempaa sääntelyä tiedon avaamisesta, vaan monet organisaatiot ovat oma-aloitteisesti tai tietopyynnön perusteella ryhtyneet jakamaan tietovarantojaan avoimena datana. Lue lisää velvoitteista seuraavasta luvusta.
Tiedon jakamisen velvoitteita
Tässä vaiheessa kuvataan tiiviisti keskeisiä julkisen hallinnon tiedon jakamiseen liittyviä velvoitteita Suomessa.
Julkishallinnon tiedon jakaminen avoimena datana perustuu Suomessa EU:n velvoitteisiin. Tiedon avaamista ryhdyttiin edistämään Suomessa laajamittaisemmin noin vuodesta 2009 alkaen muun muassa erilaisilla työryhmillä ja pian sen jälkeen hallitusohjelmiin kirjatuilla tavoitteilla.
Avoin data on digitaalisessa muodossa olevaa koneluettavaa tietoa, joka on kaikkien vapaasti käytettävissä mihin tahansa tarkoitukseen, kunhan sen alkuperäinen lähde mainitaan.
Yleislainsäädäntö
Yleislainsäädäntö sisältää tiettyä toimintaa, kuten tiedon jakamista, koskevia yleisiä säännöksiä, joita tarkennetaan erityislainsäädännöllä.
Erityislainsäädäntö
Erityislainsäädännöllä täsmennetään ja täydennetään yleislainsäädäntöä. Seuraavaksi on kuvattu tiedon jakamiseen liittyvää erityislainsäädäntöä.
Arkaluonteisen tiedon jakaminen tietoturvallisesti
Tiedonhallinnan organisointi
Tässä vaiheessa kuvataan, miten tiedonhallintalain piiriin kuuluvan organisaation tulee organisoida tiedonhallinta. Tiedonhallintalakia käsitellään yleisemmin edellisessä vaiheessa.
Ensin esitellään lyhyesti tiedonhallintayksikön ja sen johdon käsitteet sekä johdon vastuut. Lisäksi tarjotaan hyödyllisiä linkkejä esimerkkeihin tiedonhallinnan organisoinnista ja ensimmäisistä askeleista.
Tiedonhallinta tarkoittaa tietoprosessien järjestämistä siten, että tietojen saatavuus, löydettävyys ja hyödynnettävyys eri tarkoituksiin pyritään varmistamaan tiedon elinkaaren ajan. Lähde: Tiedonhallinta Finto.