1. Från informationshantering till utnyttjande och öppnande av information
Informationspolicy och informationsdelning
I detta skede beskrivs betydelsen av att utnyttja och öppna information för samhället som en del av informationspolicyn.
Vårt samhälle fungerar tack vare data, information och den information, den verksamhet och de tjänster som genereras av dem. Samhällets aktörer har enorma mängder data, hela tiden uppstår det mer och utnyttjas på många sätt. Den kraftiga digitaliseringen i samhället erbjuder helt nya möjligheter att dela och utnyttja data, men samtidigt också många slags hot och risker till exempel i anslutning till dataskydd, digital säkerhet och missbruk av information.
Bakgrund till informationspolicyn
Informationspolicy gemensamt överenskomna verksamhetssätt och förfaranden angående skapande, inhämtande, överföring, granskning, delning, användning, underhåll och förvaring av uppgifter. Källa: Finto informationspolicy
Finlands mål är att möjliggöra ett effektivt, säkert och etiskt utnyttjande av informationen i vårt samhälle. Av denna anledning bereddes år 2017 promemorian Finland behöver informationspolicy (på finska), under ledning av finansministeriet, som skapade en grund för informationspolicy som en ny politisk sektor. Kort därefter bereddes redogörelsen Etisk informationspolicy i AI-tidsåldern (på finska, pdf), som statsminister Sipiläs regering lämnade till riksdagen i december 2018. I redogörelsen granskades informationspolicyn inte bara med tanke på informationshanteringen utan också med tanke på förutsättningarna för att utnyttja informationen, värdegrunden och de etiska principerna samt de ekonomiska effekterna. Redogörelsen fungerar som underlag för information och riktlinjer och utifrån den kan man i fortsättningen bereda åtgärder.
Med informationspolitik kan man beskriva politiska åtgärder som gör det möjligt att effektivt, säkert och etiskt samla in och utnyttja information. Informationspolitik främjar bland annat insamling, öppnande, sammanslagning, delning och lagring av information samt stärker dataskyddet och informationssäkerheten på ett sätt som respekterar människors rättigheter och friheter. Informationens värdecykel kan anses vara grunden till informationspolitiken, där man med informationspolitiska åtgärder ökar informationens ekonomiska och samhälleliga värde för individer och samhället. Genom informationspolitiken utformas också Finlands ståndpunkt, utifrån vilken Finland strävar efter att påverka utnyttjandet av information i den internationella verksamhetsmiljön, i förbindelser och regleringen.
I statsminister Marins regeringsprogram (10.12.2019) anges som mål att bland annat fördjupa ledningen av informationspolitiken och göra öppenheten i den offentliga informationen till en bärande princip för hela informationspolitiken. Finansministeriets projekt ”Utnyttja och öppna data” som är planerad för åren 2020–2022 har bidragit till att dessa mål har uppnåtts bland annat genom att utarbeta ett förslag till strategiska mål för att utnyttja och öppna information. Syftet med de strategiska målen och åtgärderna som genomför dem är att stödja den offentliga förvaltningen i att utnyttja och öppna information med gemensamma, tvärgående mål och åtgärder.
Strategiska mål för att utnyttja och öppna information
De strategiska målen för att utnyttja och öppna information har delats in i fyra olika temahelheter:
- Styrning, samordning och samarbete
- Strategi och verksamhet
- Informationshantering
- Möjliggörare
Under varje tema beskrivs de strategiska målen för temat. Varje strategiskt mål innehåller ett huvudmål och delmål som stöder det samt de långsiktiga effekter som eftersträvas genom att målet uppnås.
Statsrådet har utifrån de strategiska målen 17.3.2022 fattat ett principbeslut om att utnyttja och öppna information.
Bekanta dig med statsrådets principbeslut (på finska, pdf på svenska).
Utnyttjandet av information och ett förutseende tillhandahållande på ett så mångsidigt sätt som möjligt betonas som en av riktlinjerna i Strategin för den offentliga förvaltningen. Strategin styr och stärker reformen av hela den offentliga förvaltningen på 2020-talet.
Mer information om informationspolicy
- En hållbar riktning för informationspolicyn – Framåt i brytningstiden (på finska)
- Till finansministeriets informationspolitiska verkställighetshelhet hör
- Webbutbildningen Introduktion till informationspolitik i eOppiva som är öppen för alla. Utbildningen följer guideboken och väcker diskussion om informationens betydelse i det egna arbetet och på ett bredare plan i hela samhället.
- Podcasten Vid informationen – från informationspolicy till handling (på finska)
Betydelsen av ledning genom information
I detta skede beskrivs betydelsen av ledning genom information för organisationen och hur datadelning skapar förutsättningar för ledning genom information.
Genom att satsa på ledning genom information kan organisationen stärka sin beredskaps- och reaktionsförmåga samt förbättra sina processer för beslutsfattande och serviceproduktion.
För att trygga sin verksamhet och klara sig i förändringssituationer är det viktigt att organisationerna kan förbereda sig och reagera på samhällsförändringar, förändringar i verksamhetsmiljön och den egna verksamheten så bra som möjligt. Förändringar kan förutses och analyseras utifrån olika informationsmaterial.
Ett finländskt sätt att granska ledning genom information är att dela den i informationsledningen och ledning genom information I stället för ordet 'ledning' kunde man också använda handledning. Den offentliga sektorn och statsförvaltningen fungerar med hjälp av information. Ministerierna bereder ärenden, dvs. leder information. Beslut fattas utifrån omsorgsfullt beredda ärenden, dvs. med kunskapsbaserad ledning. På så sätt är båda sidor av kunskapsbaserad ledning med i allt. Varje person som utför informationsarbete är åtminstone informationsdirektör för sitt eget arbete.
Ledning genom information definieras ofta som systematisk analys och utnyttjande av information i beslutsfattandet, men till helheten ledning genom information hör förutom utnyttjande av information även produktion av information, så det är bra att granska frågan mer omfattande. Utnyttjandet av information och ledning genom information förutsätter att den information som behövs överhuvudtaget finns och är tillgänglig. För att ta i bruk informationen krävs alltså att den instans som producerar den information som behövs delar med sig av informationen. När information delas ska eventuella begränsningar i fråga om utlämnande av information, avtal eller informationssäkerhet och dataskydd beaktas.
Ledning genom information handlar om att utnyttja information och göra analyserad information till en del av beslutsfattandet.
Processen för ledning genom information inleds ofta med en definition av problemet eller målet. Härnäst kartläggs och samlas nödvändig information in och informationen görs tillgänglig till behövliga delar, varefter man går vidare till att utnyttja informationen, analysera den och dra slutsatser.
Tilläggsinformation om grunderna och praxisen för ledning genom information
Användbara material är bland annat:
- Verket Informationsledning (på finska). Tammerfors tekniska universitet, Tietojohtamisen tutkimuskeskus Novi. 2013.
- Tietojohtaminen ry:s material (på finska)
- Vad är ledning genom information? Statskontorets tjänst Tietokiri
- Handbok för ledning genom information (på finska) (Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu, Miia Kosonen)
På praktisk nivå utförs ledning genom information på olika sätt. Genomförandesättet beror på organisationens struktur, ledningssätt och hur man vill använda informationen i organisationens beslutsfattande och verksamhetsutveckling. Ledning genom information kan basera sig på både information inom organisationen som uppstår genom den egna verksamheten och extern information, som till exempel kan vara information som beskriver verksamhetsmiljön. Till exempel är den information som bildas av den egna verksamheten inom social- och hälsovården mycket central.
Idag finns det mycket goda förutsättningar för ledning genom information eftersom organisationer inom den offentliga förvaltningen redan i stor utsträckning delar med sig av sina offentliga uppgifter, antingen som öppna data eller enligt avtal. I praktiken försvåras dock utnyttjandet av information ofta av bland annat faktorer i anslutning till införande, utnyttjande eller kvalitet.
Praktiska exempel på ledning genom information
Finlands centrala lagstiftning
I detta skede beskrivs den centrala lagstiftningen i anslutning till datadelning och informationshantering i Finland.
När man planerar datadelning är det viktigt att i ett så tidigt skede som möjligt identifiera olika begränsningar och skyldigheter som orsakas av bestämmelserna, eftersom de kan påverka datadelningen och valet av tekniska lösningar. Det lönar sig att ta med den egna organisationens juridiska sakkunniga och dataskyddsombud i kartläggningen av restriktionerna och skyldigheterna
Utöver EU-förpliktelserna finns det inga egna närmare bestämmelser om öppnande av information, utan många organisationer har på eget initiativ eller på basis av en begäran om information börjat dela sina datalager som öppna data. Läs mer om skyldigheterna i följande kapitel.
Skyldigheter vid datadelning
I detta skede beskrivs kortfattat de centrala skyldigheterna för den offentliga förvaltningen i anslutning till datadelning i Finland.
Delning av information från den offentliga förvaltningen som öppna data grundar sig i Finland på EU:s skyldigheter. I Finland började man främja öppnandet av data mer omfattande från och med cirka år 2009 bland annat med olika arbetsgrupper och kort därefter med de mål som skrivits in i regeringsprogrammen.
Öppna data är maskinläsbar information i digitalt format som är fritt tillgänglig för alla för vilket ändamål som helst, förutsatt att dess ursprungliga källa anges.
Allmän lagstiftning
Den allmänna lagstiftningen innehåller allmänna bestämmelser om en viss verksamhet, såsom datadelning, som preciseras genom speciallagstiftning.
Speciallagstiftning
Genom speciallagstiftning preciseras och kompletteras den allmänna lagstiftningen. Härnäst beskrivs speciallagstiftningen om datadelning.
Delning av känslig information på ett datasäkert sätt
Organisering av informationshanteringen
I detta skede beskrivs hur en organisation som omfattas av informationshanteringslagen ska organisera informationshanteringen. Informationshanteringslagen behandlas mer allmänt i föregående del.
Först presenteras begreppen för informationshanteringsenheten och dess ledning samt ledningens ansvar i korthet. Dessutom erbjuds användbara länkar till exempel om organiseringen av informationshanteringen och de första stegen.
Informationshantering ordnande av informationsprocesser på så sätt att man i mån av möjlighet kan säkerställa att viss information behålls tillgänglig och kan hittas och utnyttjas under hela dess livslängd. Källa: Informationshantering Finto.