Metadata om data ska uppdateras i minst samma takt som data. I metadata ska det antecknas när data som uppdateras manuellt har uppdaterats och när nästa uppdatering är att vänta. Metadata för data som uppdateras automatiskt ska också granskas då och då så att de motsvarar datainnehållet. 

Det lönar sig att åtminstone kommunicera om större uppdateringar av data på samma sätt som om nya dataöppningar. Om möjligt lönar det sig att kommunicera om till exempel versionsuppdateringar av gränssnitt redan på förhand.

Vid SYKE använder man ett lagringsverktyg för att beskriva metadata (metadataeditor) och en separat metadatatjänst avsedd för slutanvändare (på finska). 

Metadatabeskrivningen uppdateras alltid i samband med att materialet uppdateras. Uppdateringen av metadata i datalager som uppdateras kontinuerligt kontrolleras minst en gång per år. Materialets ansvarspersoner och datasystemens huvudanvändare ansvarar för att metadata beskrivs och uppdateras. 

Både metadataeditorn och metadatatjänsten erbjuder öppna gränssnitt för genomsökning av metadata. De redigerade uppgifterna uppdateras alltså automatiskt i Metadatakatalogen (metadata enligt INSPIRE-direktivet) som upprätthålls av Lantmäteriverket, i MDB:s tjänst avoindata.fi (metadata för SYKEs öppna material) och i CSC:s tjänst Etsin.fi.

Kvaliteten på publicerade data bör ständigt förbättras.

Det lönar sig för informationsförvaltaren att uppmuntra dem som utnyttjar informationen att berätta om problem, brister eller svagheter som observerats i informationens kvalitet. Användarna kan ge förslag på hur informationens kvalitet kan förbättras.

Informationsförvaltaren bör reagera så snabbt som möjligt på de brister eller problem som upptäckts och vidta nödvändiga korrigerande åtgärder.  

Användarna kan ombes att vara i direkt kontakt med den instans som anges i metadata, till exempel kontaktpersonen i den organisation som öppnat informationen, kundtjänsten eller registratorskontoret.

Till exempel kan informationsförvaltaren förbättra informationens täckning genom att tillhandahålla information i flera olika filformat.

Det är bra om informationsförvaltaren på förhand gör upp en plan i fall att ett fel skulle upptäckas i det öppnade informationsmaterialet eller att informationsmaterialet skulle innehålla personuppgifter eller på annat sätt känslig information trots dataskydds- och informationssäkerhetsgranskningar. Det är bra att i planen definiera ansvarspersoner och åtgärder som vidtas i sådana situationer. Det är också viktigt att organisationen planerar och avtalar om hur dataskydds- och säkerhetsfrågor för det öppnade informationsmaterialet följs upp och utvecklas. 

Enligt Informationshanteringsnämndens rekommendationssamling om tillämpningen av vissa bestämmelser om informationssäkerhet (finansministeriets publikationer 2021:65) ansvarar ledningen för att organisera och allokera resurser för hanteringen av informationsrisker. Dessutom upprätthåller informationshanteringsenheten det informationsmaterial som bildas av resultaten av riskbedömningarna och riskhanteringsplanerna, samt bedömer regelbundet om det är helt eller delvis sekretessbelagt eller säkerhetsklassificerat.

I problemsituationer i anslutning till dataskydd och informationssäkerhet ska den som informationsförvaltaren reagera omedelbart. Informationsförvaltaren ska ta bort informationsmaterialet från delning (från förvaltarens webbsidor och/eller dataportal), kontakta organisationens dataskyddsombud och informationssäkerhetsexperter samt inleda kommunikationsåtgärder enligt en på förhand uppgjord plan. 

Det är viktigt att informationsförvaltaren reagerar snabbt även på andra fel som upptäckts i informationsmaterialet. Det lönar sig för informationsförvaltaren att snabbt bedöma hur och när organisationen kan vidta nödvändiga korrigerande åtgärder och kommunicera om saken i enlighet med kommunikationsplanen. Den som informationsförvaltaren kan antingen helt ta bort datamaterialet från fördelningen tills vidare, eller uppdatera felet som observerats i datamaterialets metadata och konstatera när felet kommer att korrigeras.

Det lönar sig att göra utarbetandet av en beredskapsplan för krissituationer till en del av organisationens kriskommunikationsplan, om en sådan finns. Vid beredningen av planen kan man till exempel utnyttja VAHTI-samarbetsnätverkets publikation Hantering av informationssäkerhetsavvikelser (på finska) VAHTI 8/2017.

Det primära syftet med korrigering av felaktiga statistikuppgifter i webbtjänster eller tryckta publikationer är att säkerställa att korrekt information används och att felaktig information rättas så effektivt som möjligt. Dessutom bidrar transparenta korrigeringsförfaranden till att upprätthålla användarnas förtroende för den som producerar statistiken.

Om det upptäcks betydande fel i statistikpublikationen eller webbtjänsten följer korrigeringsförfarandena anvisningen för publicering av Finlands officiella statistik (FOS). 

Huvudregel

Information om väsentliga fel ges åtminstone med samma delning och synlighet som den ursprungliga informationen. Om den felaktiga informationen har fått mycket publicitet kan felet förutsätta att ett separat rättelsemeddelande publiceras med en mer omfattande distribution och synlighet än det ursprungliga.

Informationen om felet ska förbli synlig permanent med undantag av databastabeller. Betydande fel och tidpunkten för korrigeringen läggs till på sidan som berättar om ändringar i statistiken.

Publicering och tillhörande meddelanden

Betydande fel som uppdagats i samband med publiceringen korrigeras genom att man publicerar ett korrigeringsmeddelande som distribueras samtidigt som den felaktiga informationen. Fel i webbtjänsten ska korrigeras så snabbt och synligt som möjligt. Det är nödvändigt att nämna korrigeringsförfarandet separat, till exempel på sidan med information om ändringar i statistiken.