6. Ylläpito ja päivittäminen
Tämän vaiheen voi toteuttaa esimerkiksi näin
Datan hallinnoija ja tiedon jakamista edistävä henkilö:
- Päivittävät jaettua tietoa määritellyn päivitystiheyden tai tarpeen mukaan, esimerkiksi aineistossa havaittu virhe.
- Päivittävät samalla julkaistun tiedon metatiedot.
Tiedon jakamista edistävä henkilö yhdessä viestinnän kanssa:
- Tiedottavat datan hyödyntäjille muutoksista tarpeen mukaan.
Metatietojen ylläpitäminen
Tässä vaiheessa kuvataan, mitä pitää ottaa huomioon aineiston metatietojen ylläpidossa ja päivittämisessä.
Avattavan tietoaineiston metatietojen ylläpitoon ei ole olemassa virallisia suosituksia.
Tietoa jo avanneissa organisaatioissa on pyritty määrittelemään, kuka vastaa avatun tietoaineiston metatiedoista, ylläpidosta ja seurannasta. Tietoaineistoon on hyvä nimetä vastuutaho, joka käy ilmi tietoaineiston metatiedoissa. Vastuutaho voi olla esimerkiksi yksikkö tai rooli. Vastuutaho toteuttaa tietoaineiston metatietoihin, ylläpitoon ja seurantaan liittyviä tehtäviä.
Tietoaineistoja tai rajapintaa kannattaa päivittää metatietoihin määritellyn päivitystiheyden mukaan. Rajapinnan tapauksessa tieto saattaa olla automaattisesti jatkuvasti päivittyvää, kun taas tietoaineistoa voidaan päivittää esimerkiksi vuosittain. Mikäli mahdollista on tietoa on hyvä päivittää automaattisesti.
Rajapinnan päivittäminen
Tiedon hallinnoijan on tärkeää viestiä rajapintaan tehtävistä muutoksista rajapinnan kautta tietoa hyödyntäville tai potentiaalisille hyödyntäjille joko eri viestintäkanavia hyödyntäen tai suoraan, jos rajapinnan käyttäjät ovat tiedossa API-avaimen käytön myötä.
Jos tietoa jaetaan ohjelmointirajapinnan kautta, näkyvät tietosisältöön tulevat mahdolliset muutokset käyttäjille ohjelmointirajapinnan toteutuksessa. Käytännössä rajapinnasta luodaan uusi versio. Rajapinnan versioinnissa tulee huomioida sekä taaksepäin yhteensopivien että yhteensopimattomien muutosten ja korjausten julkaisu. Samalla on hyvä huomioida useampien rajapintaversioiden samanaikainen tukeminen mahdollisten tarpeiden mukaisesti. Rajapinnassa tehtävät muutokset on tärkeää kuvata metatiedoissa.
Rajapintojen ylläpitämisessä kannattaa hyödyntää kansallisia API-periaatteita. Rajapintojen ylläpitämiseen on tärkeää luoda prosessi ja rajapintojen käyttöä seurata erilaisilla mittareilla. Lue lisää API-periaatteista.
Tietoaineiston päivittäminen
Jos tietoaineistoa päivitetään manuaalisesti, aineiston metatiedot tulee tarkistaa ja päivittää aina samaan aikaan datan kanssa. Esimerkiksi vuosittain päivitettävän tilaston metatiedot pitää myös päivittää vuosittain. Mikäli tietoaineistoon tulee syystä tai toisesta muutostarpeita jo ennen seuraavaa päivitysajankohtaa, on metatiedot hyvä tarkistaa ja tarpeen mukaan päivittää muutosten yhteydessä.
Osa dataportaaleista tarjoaa tiedon hallinnoijalle mahdollisuuden saada sähköpostitse automaattinen ilmoitus, kun avatun tietoaineiston metatietoihin määritelty päivitysajankohta lähestyy. Tämä auttaa tiedon hallinnoijaa huolehtimaan tietoaineiston ja sen metatietojen ajantasaisuudesta.
Avatun tiedon päivittäminen
Tässä vaiheessa kuvataan, miten avattua tietoa kannattaa päivittää ja miten toimia, jos tietoaineistossa havaitaan virhe.
Avattavan tietoaineiston päivitystarpeiden hallintaan ei ole olemassa virallisia suosituksia, mutta Tiedonhallintalautakunta on antanut suosituskokoelman tiettyjen tietoturvasäännösten soveltamisesta (valtiovarainministeriön julkaisuja 2021:65), jonka mukaan tietoriskien hallinta on jatkuvaa toimintaa, johon liittyvät tavoitteet, periaatteet, vastuut ja keskeiset menettelyt tiedonhallintayksikön on hyvä kuvata.