Den person som främjar informationsdelning i organisationen, dataförvaltaren och organisationens dataskyddsexpert gör följande tillsammans
identifierar data som lämpar sig för delning och den person som ansvarar för den.
utreder vilken typ av data det finns efterfrågan på utanför organisationen.
bildar en lista över material som man planerar att ska öppnas i framtiden, samt avtalar om praktiska åtgärder och uppföljning.
Identifiering av informationsmaterial
I det här skedet beskriver man hur organisationen kan kartlägga och klassificera sitt informationsmaterial och identifiera värdefullt informationsmaterial som kan öppnas.
Organisationer inom den offentliga förvaltningen kartlägger och klassificerar sitt informationsmaterial särskilt utifrån lagstadgade uppdrag och rekommendationer. Genom kartläggningen av informationsmaterialet identifieras bland annat de rättigheter och begränsningar som påverkar utlämnandet av informationsmaterial samt därigenom möjligheterna att dela information.
Organisationen måste först identifiera hurdan information organisationen över huvud taget har och vilken information som kan öppnas. Inom den offentliga förvaltningen används till exempel tiotusentals informationssystem för olika ändamål. Bland de system som används i statsförvaltningen har cirka 1 800 datasystem kartlagts och till exempel Helsingfors stad använder cirka 700-900 informationssystem. Utöver datasystemen finns det ett enormt antal dokument, till exempel kalkyltabeller, bilder, ljud och videor, som skulle kunna vara öppna data.
Vid kartläggningen av informationsmaterial som är lämpliga för att delas lönar det sig också att beakta deras värde. Det finns många olika sätt att skapa en uppfattning av värdet. Man kan närma sig värdet ur ett socialt, ekonomiskt, ekologiskt och kunskapsmässigt perspektiv.
Socialt värde skapar jämlikhet (minoriteters rättigheter, rättigheter för personer med funktionsnedsättning, möjlighet att delta).
Ekonomiskt värde är ett värde som mäts med ekonomiska indikatorer (nya jobb, företag, tjänster, skatteinkomster).
Ekologiskt värde ökar materialeffektiviteten och den cirkulära ekonomin (materialets cirkulationseffektivitet, användning av naturresurser, återvinning).
Informationsperspektivet ökar det kunskapsbaserade beslutsfattandet, som ofta har betydande biverkningar (politiskt och samhälleligt beslutsfattande).
Det lönar sig att prioritera öppnandet av information som identifierats som värdefull.
När organisationen har identifierat information som är lämplig för att dela, och kartlagt hurdan information det finns behov av, lönar det sig för organisationen att skapa en lista över material som man planerar att öppna framöver.
Sätt att kartlägga information
Information kan kartläggas till exempel genom att utnyttja metoderna nedan, beroende på vilka av dessa organisationen har genomfört.
Informationshanteringsmodell
Statens ämbetsverk, kommunerna och andra informationshanteringsenheter som avses i informationshanteringslagen (906/2019) ska utarbeta och upprätthålla en informationshanteringsmodell som ger en helhetsbild av informationshanteringsenhetens informationshantering. Av informationshanteringsmodellen framgår bland annat datalagrens rubriker och användningsändamål samt objekten för utlämnande av uppgifter och förvaringstider.
Informationshanteringsmodellen hjälper myndigheterna att hantera den ständigt ökande informationsmängden. Den hjälper till att gestalta och hantera informationens livscykel samt att på så sätt även identifiera och hantera risker i anslutning till användningen av nya digitala tjänster. Utarbetandet av en informationshanteringsmodell är inte en beskrivningsskyldighet av engångskaraktär, utan informationshanteringsmodellen ska upprätthållas alltid när det sker sådana förändringar i informationshanteringen vid informationshanteringsenheten som påverkar dess innehåll.
Informationshanteringsmodellen är viktig och nyttig när man funderar på möjligheterna att dela information, och den kan vara till hjälp är man ska välja information som ska öppnas. Bekanta dig med Informationshanteringsnämndens rekommendation för en informationshanteringsmodell (på finska, pdf) (finansministeriets publikationer 2020: 29).
Informationshanteringskarta
Informationshanteringskartan som förverkligar informationshanteringslagens (906/2019) syfte fungerar som ett hjälpmedel för myndigheterna i planeringen av ekonomin och verksamheten, samt vid bedömningen av möjligheten att utnyttja uppgifter som andra aktörer samlat in för att sköta sina uppgifter. Kartan hjälper till exempel ministerierna att bereda bestämmelser om informationshantering och datalager samt att styra interoperabiliteten mellan datalagren och datasystemen inom sitt ansvarsområde och planera sätten att genomföra sätten på vilka interoperabiliteten genomförs. Kartan betjänar också förvaltningens kunder när det behövs en vy över hur uppgifter om en person hanteras inom den offentliga förvaltningen.
Syftet med informationshanteringskartan är att ge olika aktörer i samhället en allmän bild av
hur informationshanteringen har organiserats inom den offentliga förvaltningen,
vilka uppgifter som upprätthålls i olika datalager och
under vilka förutsättningar uppgifterna är tillgängliga för aktörens behov.
Utifrån kartan kan interoperabiliteten mellan den offentliga förvaltningens datalager och informationssystem planeras och utvecklas. Beskrivningen ger också bättre utgångspunkter för att bedöma konsekvenserna av omfattande administrativa eller strukturella förändringar för de aktörer som ansvarar för informationshanteringen.
Statliga ämbetsverk, kommuner och andra informationshanteringsenheter som avses i informationshanteringslagen (906/2019) ska enligt 28 § i lagen om offentlig informationshantering (906/2019) upprätthålla en beskrivning av de datalager och det ärenderegister som de förvaltar. Denna s.k. beskrivning av handlingars offentlighet är ett sätt att hjälpa medborgaren att rikta sin begäran om information.
Beskrivningen ska innehålla information om bland annat
datasystem som innehåller information som hör till ärenderegistret eller till tjänsternas informationshantering,
dataset i datasystemen enligt grupp av information och
datamaterialets tillgänglighet öppet via det tekniska gränssnittet.
Beskrivningen av handlingars offentlighet har ersatt datasystembeskrivningarna enligt 18 § i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999). En del av aktörerna inom den offentliga förvaltningen har öppnat sina datasystembeskrivningar eller -förteckningar som öppna data och Finlands Kommunförbund rf publicerade år 2016 en anvisning för kommunerna om öppnandet av datasystemförteckningar (på finska) på avoindata.fi. Anvisningen utarbetades av de sex största städerna.
Informationsredovisning
I informationsredovisningen utvärderas hur organisationens information, dataskydd och informationssäkerhet har förverkligats. Syftet är att särskilt kartlägga databehandlingens status, hanteringen av personuppgifternas livscykel och nödvändiga utvecklingsåtgärder. Målet är att informationsredovisningen ska fungera bland annat som ett verktyg för ledningen och den interna kontrollen, stöda arbetet med dataskyddet och öka arbetets effektivitet.
Informationsredovisningen är en central del av uppföljningen av genomförandet av dataskyddet och den personuppgiftsansvariges ansvarsskyldighet enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU 2016/679) (artikel 5) samt påvisandet av transparens. Med ansvarsskyldighet avses att organisationen ska kunna visa att den följer dataskyddsförordningen vid behandling av personuppgifter och att den iakttar dataskyddsprinciperna även i praktiken. Informationsredovisningen fungerar också som ett förtroendebevis för organisationens intressentgrupper.
Interoperabilitetsplattformen som upprätthålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata möjliggör en enhetlig definition av gemensamma datainnehåll och skapar möjligheter för aktörernas effektiva och transparenta samverkan i informationshanteringen. Interoperabilitetsplattformen består av ordlistor, kodsystem och dataflöden och andra datamodeller som behövs för informationshanteringen.
Interoperabilitetsplattformen utnyttjar kompatibilitetsmetoden. Med hjälp av metoden skapas och uppdateras informationens semantiska kompatibilitet, dvs. hanteringen av informationen så att dess betydelse i dataflödet bevaras. Kompatibilitetsmetoden är ett gemensamt sätt att producera, administrera och uppdatera de datadefinitioner och den metadata som behövs i bakgrunden av digitala tjänster och dataflöden. Interoperabilitetsplattformen och -metoden beskrivs närmare i fas 5 Beskrivning av metadata.
Efterfrågan på informationsmaterial
I det här skedet beskrivs hur organisationen kan utreda vilken typ av data det finns efterfrågan på utanför organisationen och vilken nytta de som eventuellt utnyttjar informationen skulle ha av den öppnade informationen.
Det finns inga officiella rekommendationer för identifiering av dataanvändarnas behov.
De organisationer som redan öppnat information har försökt ta reda på de potentiella användarnas informationsbehov på olika sätt, eftersom behoven alltid borde styra verksamheten.
Metoder för kartläggning av informationsanvändarnas behov
Efterfrågan på data kan kartläggas till exempel genom att utnyttja följande metoder.
Begäran om information och feedback som organisationen fått
Eventuella begäran om information och feedback registreras i organisationen i informationshanteringsenhetens ärenderegister eller responssystem. Analys av dessa begäran och denna respons kan hjälpa till att identifiera de informationsmaterial som behövs i större utsträckning. Om möjligt lönar det sig att behandla responsen på ett transparent sätt.
Användarstatistik för organisationens webbplats
Om organisationen har publicerat beskrivande information eller annan information om sitt informationsmaterial på sin webbplats kan organisationen analysera användarstatistiken på webbsidan och utreda vilka material som eventuellt intresserar besökarna mest.
Enkäter för användare
Organisationen kan till exempel publicera en enkät i sociala medier där man frågar potentiella dataanvändare hurdana data de vill få tillgång till och för vilka ändamål de skulle använda dem. Meteorologiska institutet har till exempel genom användarenkäter kartlagt önskemål om data som ska öppnas.
Pilotprojekt för att öppna information
Behoven hos dem som utnyttjar informationen kan utredas genom att pröva på att öppna informationen genom pilotförsök, dvs. genom att först öppna endast en liten del av data och rikta utbudet till en begränsad grupp av användare. I bästa fall kan pilotanvändarna snabbt få de första applikationerna som utnyttjar data och som kan presenteras som exempel på hur data kan utnyttjas. Under pilotprojektet kan även andra informationsbehov uppdagas.
Pilotprojektet lönar sig särskilt om det är sannolikt att flera grupper är intresserade av data som kan öppnas. Först kan man öppna data som sannolikt intresserar den valda målgruppen i ett format som är till nytta för dem. När pilottestningen planeras bör man också komma ihåg att besluta om att avsluta den. Man kan inte gå direkt från pilottestning till produktion, utan produktionssystemet måste planeras separat. Efter pilottestningen kan man också öppna annat informationsmaterial och öka tillgången till data med olika filformat.
Här presenteras några olika användargrupper som exempel:
Innovatörer: Innovatörgruppen består av enskilda användare som snabbt tillägnar sig nya innovationer. De kan ha bra idéer om hur data kan utnyttjas, men det kan vara svårt att skapa en grupp.
Privata utvecklare: Privata utvecklare är experimentella användare av data som kan testa gränssnitt och undersöka hurdana data organisationen har. Att testa nya tankar med denna grupp kan vara snabbt och fruktbart.
Små företag: Små företag tar ofta i bruk nya informationskällor snabbare än stora företag. Samarbete med ett litet företag kan kräva intensivt kundstöd.
Stora företag: Stora företags verksamhet styrs ofta av affärstryck och utvecklingsprocesserna kan vara långa och tunga. Stora företag kan vilja att öppna data är tillgängligt kontinuerligt och på ett tillförlitligt sätt, samt att kundstödet är högklassigt och tillgängligt dygnet runt.
Kombinerare av data: De som kombinerar data främjar en så omfattande användning av öppna data som möjligt. Kombinerarna samlar in data från olika källor och skapar egna helheter som de delar vidare. En kombinerare kan till exempel samla in uppgifter om trafikmedlens tidtabeller från olika gränssnitt och göra en applikation av dessa, via vilken användaren får tidtabellerna för alla trafikformer.
Högskolestuderande: Det är lätt att nå studerandegrupper inom olika branscher till exempel genom kurssamarbete, och de studerande gör många olika projekt och lärdomsprov.
Andra sätt att identifiera behov
Informationsanvändarnas behov kan också utredas till exempel genom dataröstning, intervjuer, identifiering av organisationens interna behov eller genom att erbjuda användarna ett verktyg för att begära informationsmaterial.
Helsinki Region Infoshare tar emot dataönskemål
Det är bra om organisationen uttrycker sin vilja att ta emot dataönskemål och erbjuda ett sätt att ta emot dem (t.ex. en viss e-postadress eller en separat webblankett). Man kan också diskutera användarnas dataönskemål vid evenemang. HRI ordnar till exempel regelbundet utvecklarmöten där man tar emot dataönskemål. Ibland visas också data vars öppnande man planerar men som ännu inte förverkligats, och då kan man samla in önskemål från kommande användare till exempel gällande form och format av data.